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合肥会务会展公司
客服中心
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    王经理
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    合肥市马鞍山路与望江路交口金中环广场A座12楼

大型会议组织工作标准

工作流程
1、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署;
2、研讨会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、会议材料种类、数量;
3、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员;
4、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷;
5、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用;
6、确定横幅、参会证、桌签、路引的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签;
7、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备;
8、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证;
9、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南;
10、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水;
11、跟踪参会人员行程安排,人员到位后发放资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示;
12、安排好会议车辆,迎接参会人员到达会议地点,安排参会人员住宿;
13、会议前期,全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员;
14、会议开始前,做好参会签到,向会议主持人通报人员参会情况;
15、会议开始后,安排会议期间茶歇的催要,会后餐饮落实;
16、会议结束后,回收自带设备、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训;

注意事项
1、会务组确定会议主题及会议时间、内容后,要制定详细的会议方案,对材料准备、物资准备、组织安排设定专门的人员负责完成;
2、根据会议方案制定会议预算,并提前申请费用,费用要以7分支票和3分现金组成;
3、因会务指南需要确定的事项较多,因此会议通知要提前发布,会务指南可在参会人员到达后分发;
4、会务组要提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜;
5、会后餐饮要与会议安排时间紧密衔接,并要注意餐饮菜单的确定以及台形图设置;
6、整个会议过程中,要安排监控人员,检查会务组各项工作落实情况,所有异常情况记入工作日志,作为会议经验教训总结的依据;